Uit een analyse van secretariële en administratieve processen was duidelijk geworden, dat het administratieve werk van secretariaat en onderwijspersoneel noch goed in dé tijd kon worden gepland (wanneer), noch in tijd geraamd (hoeveel). Het was onvoldoende zichtbaar welke deeltaken hoorden bij de, aan secretaresses toegewezen, opleidingsactiviteiten. Ook kon het overige werk (centraal-organisatorische taken en projecten) moeilijk worden gekwantificeerd. De verdeling van taken kende daarmee een te onzekere basis. Tevens was geconstateerd dat een deel der werkzaamheden diende te worden gestandariseerd en dat er helderheid moest komen over tijdstippen waarop derden materialen moesten aanleveren.

Secretariële medewerkers hebben, aan de hand van vragen en schema's, de werkzaamheden voortvloeiend uit opleidingen geïnventariseerd en een inschatting gemaakt hoeveel tijd deze kosten. Ook zijn de werkzaamheden in een tijdsvolgorde gezet en werden termijnen bepaald waarop tussenproducten door derden moesten worden aangeleverd. Deze informatie is in spreadsheetmodellen gezet (aangemerkt als "Draaiboeken Opleidingsgebonden Secretarieel Werk").

Ook de overige secretariële taken zijn geïnventariseerd. Het geheel is vertaald in een taakverdelingsmodel, waarin per functionaris opleidingen en overige taken werden opgenomen. Dit taakverdelingsmodel is toegepast op het lopende cursusjaar en op het jaar daaropvolgend. Aldus leerden de medewerkers zowel de draaiboeken te hanteren als de onderlinge taakverdeling een kwantitatieve basis te geven. De spreiding van werkzaamheden over het jaar, de planning in de tijd, kon daarmee ook gestalte krijgen.